醫(yī)院信息系統(tǒng)變更的主要原因及對(duì)策
提供者：佚名
發(fā)布時(shí)間：2009/10/22 12:00
醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospitalinformationsystem,HIS)是醫(yī)院從傳統(tǒng)管理模式向信息化、科學(xué)化管理模式轉(zhuǎn)變的必備工具,是醫(yī)院信息化過程的主體。根據(jù)有關(guān)定義,醫(yī)院信息化是指醫(yī)院以業(yè)務(wù)流程優(yōu)化重組為基礎(chǔ),在一定的深度和廣度上利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù),控制和集成化管理醫(yī)療、護(hù)理、財(cái)務(wù)、藥品、物資及科研、教學(xué)等活動(dòng)中的所有信息,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)、外部信息共享和有效利用,提高醫(yī)院的管理水平與綜合發(fā)展實(shí)力[1]。在HIS業(yè)界,通常認(rèn)為廣義的HIS包含了醫(yī)院業(yè)務(wù)信息的采集、運(yùn)算、處理全過程,覆蓋醫(yī)院的全部業(yè)務(wù),包括了網(wǎng)絡(luò)、硬件和軟件業(yè)務(wù)系統(tǒng)。狹義的HIS是專指醫(yī)院業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集、處理的軟件系統(tǒng)。
由于醫(yī)院規(guī)模的限制,我國醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)規(guī)模通常都不大,網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)并不復(fù)雜,網(wǎng)絡(luò)層次通常只有2層,一般不超過3層,網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)一般不超過500個(gè),絕大多數(shù)醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)都在200~400個(gè)。第三軍醫(yī)大學(xué)西南醫(yī)院HIS工作站達(dá)到1300余個(gè),是目前國內(nèi)最大規(guī)模的醫(yī)院網(wǎng)絡(luò),也是信息化應(yīng)用最深入、業(yè)務(wù)覆蓋面最廣的醫(yī)院之一。
1HIS軟件系統(tǒng)的特征
由于HIS建成后,醫(yī)院所有主體業(yè)務(wù)都將運(yùn)行在這上面,包括醫(yī)囑、病歷、診斷、治療、手術(shù)和搶救信息等,因而要求HIS具有較高的穩(wěn)定性和較好的安全性。另一方面,由于患者就診時(shí)間多半集中在10:00~14:00,因而醫(yī)院的業(yè)務(wù)工作又具有集中、猝發(fā)、快速響應(yīng)的特點(diǎn),從而要求HIS具有大數(shù)據(jù)吞吐量、高并發(fā)處理的能力。隨著醫(yī)院HIS的持續(xù)運(yùn)行,醫(yī)療歷史數(shù)據(jù)不斷積累,數(shù)據(jù)量穩(wěn)定持續(xù)增長,特別是醫(yī)學(xué)圖像信息量巨大,最終要求HIS具有海量存貯和數(shù)據(jù)挖掘的能力。這些都對(duì)HIS軟件系統(tǒng)提出了較高的要求。
本文討論中提到的醫(yī)院HIS系統(tǒng)實(shí)施,單指將HIS軟件系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院的業(yè)務(wù)中去,將計(jì)算機(jī)軟件與醫(yī)院的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)結(jié)合起來,通過調(diào)整或重組醫(yī)院業(yè)務(wù)流程,改變醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)方法,加速醫(yī)療業(yè)務(wù)信息的傳遞,使其得到共享的過程。本文討論內(nèi)容的前提是:醫(yī)院已經(jīng)開始實(shí)施HIS系統(tǒng),系統(tǒng)范圍和目標(biāo)已經(jīng)確定,醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)及服務(wù)器硬件條件已經(jīng)具備運(yùn)行HIS軟件系統(tǒng)的條件。
在這個(gè)大前提下,HIS系統(tǒng)范圍變更通常發(fā)生在客戶化調(diào)研階段。在這個(gè)階段,信息科需要根據(jù)本醫(yī)院的具體業(yè)務(wù)情況,調(diào)整HIS標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品,增加或修改產(chǎn)品功能,以使醫(yī)院業(yè)務(wù)與HIS軟件系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合在一起,真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院業(yè)務(wù)信息化的目標(biāo)。
2醫(yī)院HIS系統(tǒng)實(shí)施的一般過程
與所有的系統(tǒng)管理一樣,HIS系統(tǒng)實(shí)施也分為:啟動(dòng)、計(jì)劃、實(shí)施和控制、收尾4個(gè)階段。在實(shí)施控制階段,主要有以下工作內(nèi)容。
2.1進(jìn)入實(shí)施階段的前提醫(yī)院與HIS公司已經(jīng)達(dá)成合作并已經(jīng)具備醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)條件,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及各使用科室已經(jīng)有了醫(yī)院信息化建設(shè)的意識(shí)和思想準(zhǔn)備,并組建了醫(yī)院信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和工程小組,明確了兩個(gè)小組的職責(zé),建立起了良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制[2]。
2.2制訂實(shí)施計(jì)劃實(shí)施計(jì)劃包括兩個(gè)方面:工作計(jì)劃和管理計(jì)劃。工作計(jì)劃即是產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)計(jì)劃,將HIS系統(tǒng)實(shí)施的全過程分解為幾個(gè)更小的階段:動(dòng)員,數(shù)據(jù)初始化,數(shù)據(jù)測(cè)試,用戶培訓(xùn),客戶化調(diào)研及實(shí)現(xiàn),系統(tǒng)聯(lián)調(diào),系統(tǒng)切換,試運(yùn)行,正式運(yùn)行等。系統(tǒng)管理計(jì)劃定義了系統(tǒng)管理的方法和工具,包括了例會(huì)制度,工程進(jìn)度報(bào)告制度和模板,人員管理方案,各階段的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)急預(yù)案等。信息科與實(shí)施人員在制訂計(jì)劃時(shí)遵循”漸進(jìn)明細(xì)”的原則,先制定整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施與控制的總體計(jì)劃,包括進(jìn)度計(jì)劃和質(zhì)量管理計(jì)劃等,在系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)入到下一階段之前2周再明確下一階段的詳細(xì)計(jì)劃,以適應(yīng)不斷變化的系統(tǒng)實(shí)施過程。
2.3實(shí)施動(dòng)員在制定好系統(tǒng)計(jì)劃之后,需要進(jìn)行實(shí)施動(dòng)員。實(shí)施動(dòng)員是系統(tǒng)實(shí)施開始的里程碑事件,需要醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)各科室參與,由醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)組織進(jìn)行,其目的是調(diào)動(dòng)全院各級(jí)各類人員的積極性,整合醫(yī)院與公司的力量,建立起良好的協(xié)調(diào)溝通機(jī)制,明確各級(jí)各類人員職責(zé),為系統(tǒng)順利進(jìn)行打下良好的基礎(chǔ)。
2.4搭建環(huán)境在系統(tǒng)實(shí)施的初始階段,實(shí)施環(huán)境包括培訓(xùn)環(huán)境、數(shù)據(jù)初始化環(huán)境和測(cè)試環(huán)境,通常將培訓(xùn)環(huán)境與測(cè)試環(huán)境合并在一起,或者將數(shù)據(jù)初始化環(huán)境與測(cè)試環(huán)境合并,視測(cè)試工作的主要完成人而定。一個(gè)良好的環(huán)境要求能模擬醫(yī)院正式運(yùn)行HIS后的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和業(yè)務(wù)模式。
2.5數(shù)據(jù)初始化為了適應(yīng)本院的管理模式,醫(yī)院需根據(jù)自己的具體情況,對(duì)公司所提供標(biāo)準(zhǔn)HIS產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)整,分期實(shí)施,減輕運(yùn)行系統(tǒng)初期的協(xié)調(diào)壓力。數(shù)據(jù)初始化的過程,就是將醫(yī)院的具體業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),如科室、人員等基本信息,診療系統(tǒng),收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)(價(jià)表),藥品等業(yè)務(wù)信息,醫(yī)院工作站點(diǎn)配置等環(huán)境信息準(zhǔn)確錄入到系統(tǒng)中[2]。這是將標(biāo)準(zhǔn)HIS產(chǎn)品成功應(yīng)用到本院特色的一個(gè)重要過程,也是決定系統(tǒng)運(yùn)行后,能否與本院業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合的重要環(huán)節(jié)。視醫(yī)院的規(guī)模和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量,正常情況下數(shù)據(jù)初始化通常需要1個(gè)月左右的時(shí)間。
2.6數(shù)據(jù)測(cè)試數(shù)據(jù)初始化過程中及初始化完成后,需要進(jìn)行數(shù)據(jù)測(cè)試,模擬醫(yī)院正式運(yùn)行的模式,在測(cè)試環(huán)境中審核HIS流程是否符合醫(yī)院實(shí)際業(yè)務(wù),HIS生成的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是否與手工模式下的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一致[3]。
2.7用戶培訓(xùn)培訓(xùn)包括軟件模塊的使用方法及HIS上線運(yùn)行后的業(yè)務(wù)流程。
2.8客戶化客戶化是指根據(jù)本院的具體業(yè)務(wù)情況對(duì)公司HIS標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品通過增加、修改、調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的功能,或者重組醫(yī)院業(yè)務(wù)流程,以實(shí)現(xiàn)適合本院特色的業(yè)務(wù)運(yùn)行模式和管理模式的過程。
2.9系統(tǒng)測(cè)試系統(tǒng)測(cè)試包括了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)字典(數(shù)據(jù)初始化的結(jié)果)、增加或調(diào)整過的功能、重組的業(yè)務(wù)流程(客戶化的結(jié)果)等全方位的測(cè)試,實(shí)際上是系統(tǒng)切換前的模擬演練。
2.10系統(tǒng)切換準(zhǔn)備這一階段需要將本院原有運(yùn)行模式進(jìn)行一個(gè)截?cái)?FONT face="Times New Roman">,將在院患者的住院信息預(yù)先錄入到HIS中,準(zhǔn)備好各業(yè)務(wù)點(diǎn)的硬件,下發(fā)HIS運(yùn)行管理規(guī)定等等。由于醫(yī)院業(yè)務(wù)相互之間關(guān)聯(lián)甚為緊密,因而需要全院統(tǒng)一協(xié)調(diào)行動(dòng),在一個(gè)個(gè)非常明確的時(shí)間點(diǎn)之前完成一項(xiàng)項(xiàng)準(zhǔn)備工作,在規(guī)定的時(shí)間點(diǎn)將醫(yī)院業(yè)務(wù)從手工或舊的信息系統(tǒng)移植到HIS上來。在這一階段之后,通常不再進(jìn)行客戶化的處理,待正式運(yùn)行1~2月之后,再開始運(yùn)行后的客戶化[3]。
2.11系統(tǒng)切換(上線)及試運(yùn)行系統(tǒng)切換準(zhǔn)備完畢即可進(jìn)行系統(tǒng)切換。系統(tǒng)切換也是一個(gè)里程碑事件,標(biāo)志著準(zhǔn)備階段的結(jié)束,進(jìn)行到試運(yùn)行階段。試運(yùn)行階段通常原有的操作方式(如手工或舊信息系統(tǒng))與HIS并行,時(shí)間通常少于1周,目的是防止因業(yè)務(wù)人員對(duì)新系統(tǒng)操作不熟練而導(dǎo)致醫(yī)療差錯(cuò)或事故。
2.12正式運(yùn)行,進(jìn)入收尾階段,通常此時(shí)發(fā)生系統(tǒng)范圍變更都較少。
3系統(tǒng)范圍變更的原因
在整個(gè)HIS項(xiàng)目實(shí)施周期內(nèi),客戶化是最為復(fù)雜最難處理的工作包,其外在的表現(xiàn)雖然單一,但有著非常復(fù)雜的原因。就是根據(jù)本院特殊的業(yè)務(wù)流程及管理模式對(duì)標(biāo)準(zhǔn)HIS產(chǎn)品的修改。
3.1目前大多HIS系統(tǒng)本身還不是一個(gè)非常完善的產(chǎn)品,部分HIS系統(tǒng)只實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、處理功能,雖然預(yù)留了接口,但還未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘、公眾信息發(fā)布、專家系統(tǒng)等高級(jí)功能,也不涵蓋醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)、機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)、后勤支持系統(tǒng)等醫(yī)療輔助部門。
3.2對(duì)HIS醫(yī)療業(yè)務(wù)的功能界定較為困難,難以以合同或說明書的形式完全說明HIS應(yīng)包含的范圍,通常只能在合同和計(jì)劃中定義一個(gè)基本原則[4]。另一方面,在HIS系統(tǒng)實(shí)施的過程中,醫(yī)院的業(yè)務(wù)流發(fā)生變化而需求往往也會(huì)超越標(biāo)準(zhǔn)HIS產(chǎn)品。
3.3醫(yī)院業(yè)務(wù)不規(guī)范,與國家衛(wèi)生部規(guī)定的流程有偏差,客戶需求易變且有較大隨意性,甚至某些需求背離衛(wèi)生部規(guī)定的<診療護(hù)理操作常規(guī)>,也與HIS產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)流程相背離。
3.4HIS系統(tǒng)的最終操作者(醫(yī)院業(yè)務(wù)人員)與系統(tǒng)發(fā)起人(通常是院長)對(duì)HIS的目標(biāo)和期望相背離,主要體現(xiàn)在對(duì)業(yè)務(wù)規(guī)范的不同理解和期望,這是管理者與被管理者之間的固有矛盾,通常只能通過系統(tǒng)組的推動(dòng),讓醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)解決[5]。
3.5操作人員要求保留手工作業(yè)或舊系統(tǒng)的操作習(xí)慣,從而希望HIS能按原有的舊模式運(yùn)行。這種情況在醫(yī)院將HIS作為舊信息系統(tǒng)的升級(jí)方案時(shí)更為常見,是變更處理中較為棘手的一種情形。
4系統(tǒng)范圍變更的控制方法
系統(tǒng)范圍變更管理是系統(tǒng)管理重要內(nèi)容之一,醫(yī)院信息科與工程實(shí)施人員在具體的系統(tǒng)管理實(shí)踐過程中將逐步積累經(jīng)驗(yàn),并與同行交流探討。對(duì)于不同類型的IT(informationtechnology)系統(tǒng)來講,系統(tǒng)范圍管理也有著較大的不同,特別是以軟件為主的ERP(enterpriseresourcesplanning,企業(yè)資源管理計(jì)劃)系統(tǒng)的實(shí)施,更是與企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行情況緊密相聯(lián)。
對(duì)于醫(yī)院來講,建設(shè)HIS就是要建設(shè)醫(yī)院自己的ERP系統(tǒng),因而企業(yè)實(shí)施ERP失敗的原因,在醫(yī)院的HIS實(shí)施上都能找到相應(yīng)的影子。其中,系統(tǒng)范圍隨著HIS實(shí)施而變化,是造成HIS系統(tǒng)實(shí)施失敗的一個(gè)重要原因[5]。
4.1將范圍變更管理納入到系統(tǒng)實(shí)施的全程在HIS實(shí)施過程中,系統(tǒng)范圍變更體現(xiàn)在客戶化階段,但實(shí)質(zhì)上客戶化需求從系統(tǒng)啟動(dòng)階段就已產(chǎn)生,一直伴隨著系統(tǒng)的計(jì)劃、實(shí)施控制、系統(tǒng)切換試運(yùn)行、正式運(yùn)行、收尾等各個(gè)階段。可以說,醫(yī)院的業(yè)務(wù)是發(fā)展的,相應(yīng)的HIS系統(tǒng)實(shí)施客戶化也是會(huì)隨時(shí)發(fā)生變化。對(duì)于HIS系統(tǒng)管理來講,有效管理系統(tǒng)范圍變更,就要從系統(tǒng)啟動(dòng)開始把范圍變更納入系統(tǒng)管理中去,作為系統(tǒng)實(shí)施中非常重要的一個(gè)內(nèi)容。
4.2啟動(dòng)階段的范圍變更管理醫(yī)院信息科在啟動(dòng)階段的任務(wù),是要明白醫(yī)院對(duì)整體信息化建設(shè)的目標(biāo)及期望值。當(dāng)預(yù)見到出現(xiàn)偏差時(shí)就需要及時(shí)與醫(yī)院決策層進(jìn)行溝通,雙方取得共識(shí),將系統(tǒng)范圍大致劃分出來,這樣,信息科在啟動(dòng)階段就能預(yù)計(jì)到醫(yī)院業(yè)務(wù)流可能有哪些范圍變更,在啟動(dòng)階段把握住醫(yī)院建設(shè)HIS的目標(biāo)。
4.3計(jì)劃階段醫(yī)院信息科與公司共同制定計(jì)劃,將系統(tǒng)范圍變更管理納入計(jì)劃之中,并作為一個(gè)重要的系統(tǒng)管理內(nèi)容,分配以相應(yīng)的資源,是有效管理系統(tǒng)范圍變更的前提,也是緊隨著系統(tǒng)啟動(dòng)時(shí)范圍變更管理結(jié)果的后續(xù)手段。在這種情況下,公司方面的系統(tǒng)管理人參與了系統(tǒng)范圍管理計(jì)劃的制定,在實(shí)施控制階段也有助于縮短整體系統(tǒng)實(shí)施周期。
4.4實(shí)施控制階段此階段是系統(tǒng)實(shí)施過程的主體,也是系統(tǒng)范圍變更管理的最主要階段,是執(zhí)行系統(tǒng)范圍變更管理的重要過程。對(duì)于醫(yī)院HIS實(shí)施來講,需要從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行系統(tǒng)范圍變更管理:(1)醫(yī)院實(shí)施HIS,實(shí)質(zhì)上是對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有運(yùn)行體制的變革,必然會(huì)觸及一些具體人員的既得利益。因此醫(yī)院信息科認(rèn)真分析需求變更請(qǐng)求背后的原因,分清是確因業(yè)務(wù)需要產(chǎn)生的變更需求,還是申請(qǐng)人因個(gè)人利益受損而反對(duì)HIS系統(tǒng)實(shí)施的借口。對(duì)于后一種情況,需要從醫(yī)療業(yè)務(wù)規(guī)范、醫(yī)院管理規(guī)定、醫(yī)院整體業(yè)務(wù)流程的需要等各個(gè)方面來進(jìn)行說服和澄清;對(duì)于前一種情況,則需要進(jìn)行后續(xù)的分析[6]。
(2)對(duì)使用科室的變更需求進(jìn)行評(píng)估,按需求與醫(yī)院實(shí)際業(yè)務(wù)的關(guān)系,將需求分為4種:必須的,如果沒有這一部分功能將影響醫(yī)院業(yè)務(wù)的展開;對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)有較大幫助的;與醫(yī)院業(yè)務(wù)關(guān)系不大的,或即使有較大關(guān)系,但不是主要業(yè)務(wù)的;違反醫(yī)療操作規(guī)范或相關(guān)管理規(guī)定的。(3)將使用科室需求按醫(yī)院的實(shí)際業(yè)務(wù)關(guān)系細(xì)分后,還需要按變更對(duì)系統(tǒng)的影響程度作進(jìn)一步分析,同樣將需求變更分為4種情況:僅僅是功能的增加或擴(kuò)展,不影響產(chǎn)品架構(gòu);修改產(chǎn)品功能的實(shí)現(xiàn)機(jī)制,不影響關(guān)聯(lián)模塊的業(yè)務(wù)處理或影響較小[6];修改產(chǎn)品功能的實(shí)現(xiàn)機(jī)制,對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)模塊有較大影響;新增功能或修改產(chǎn)品功能實(shí)現(xiàn)機(jī)制,影響系統(tǒng)體系架構(gòu)的。(4)將醫(yī)院的需求按以上兩個(gè)維度分別進(jìn)行劃分后,就需要信息科與變更申請(qǐng)人或醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一起對(duì)需求變更進(jìn)行評(píng)估,考察需求變更對(duì)系統(tǒng)的影響,包括功能、質(zhì)量、進(jìn)度、成本等多個(gè)方面,特別是評(píng)估需求變更所獲得的收益與醫(yī)院需要付出的代價(jià)之間的關(guān)系,對(duì)變更的影響取得共識(shí)。
5小結(jié)
HIS系統(tǒng)實(shí)施過程中,對(duì)系統(tǒng)計(jì)劃影響最常見、最嚴(yán)重的因素之一就是使用科室的需求變更。加強(qiáng)對(duì)需求變更的管理,可以提高系統(tǒng)質(zhì)量,提高用戶(使用科室)的滿意度。HIS系統(tǒng)范圍變更管理可以歸結(jié)為五句話:隨時(shí)掌握需求變更意向,定期討論需求變更影響,集中處理需求變更文檔,跟蹤反饋需求變更結(jié)果,用好需求變更管理工具。