文山州檔案管理制度
提供者：配置組
發(fā)布時(shí)間：2011/03/09 12:00
第一章  總  則
   
      第一條  為了加強(qiáng)我院檔案的管理，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《云南省檔案條例》和《人民法院檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本院檔案工作的實(shí)際情況，制定本制度。
      第二條  人民法院的檔案大部分是訴訟檔案，是法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，是做好審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。訴訟檔案管理工作是審判工作不可分割的組成部分。
          第三條  本院對(duì)訴訟、行政、會(huì)計(jì)、司法統(tǒng)計(jì)、聲像（圖片）、基建六個(gè)門類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，積極提供利用，切實(shí)為審判工作和其他各項(xiàng)工作服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案完整與安全。
          第四條  本院檔案工作接受上級(jí)人民法院檔案管理工作部門和同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
     
      第二章  機(jī)構(gòu)和職責(zé)
     
      第五條本院辦公室內(nèi)設(shè)檔案室，配備專職檔案干部。
      第六條  檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)
      （一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針、政策；
      （二）統(tǒng)一收集、整理，保管和統(tǒng)計(jì)本院全部檔案，并積極有效地開展利用和編研工作，為本院領(lǐng)導(dǎo)、審判工作和其他工作服務(wù)；
      （三）監(jiān)督和指導(dǎo)本院各部門訴訟、行政文書材料的立卷、歸檔工作；
      （四）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案工作任務(wù)。
      第七條  對(duì)檔案干部忠于職守，努力鉆研業(yè)務(wù)，工作成績顯著的，應(yīng)當(dāng)給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。
     
第三章  立卷歸檔
     
      第八條  各類訴訟文書材料的立卷歸檔工作，由各業(yè)務(wù)庭案件承辦人和承辦書記員依照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》負(fù)責(zé)材料的收集、排列、立卷編目、卷宗規(guī)范裝訂。案件結(jié)案后半年內(nèi)填寫檔案清冊移交檔案室。
      第九條  行政文書（含司法統(tǒng)計(jì)、會(huì)計(jì)、聲像和基建材料）的立卷歸檔工作，按以下規(guī)定辦理。
      （一）行政文書（含黨、政、工、青、婦等文件）材料的立卷歸檔工作，須按照國家檔案局發(fā)布的《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則》DA／T22－2000執(zhí)行，分別由辦公室、政治部、監(jiān)察室、研究室、行裝處、法警支隊(duì)承辦人按年度、機(jī)構(gòu)、保管期限立卷歸檔，當(dāng)年的行政文書檔案必須在次年6月底前移交檔案室；
      （二）聲像（圖片）的立卷歸檔工作，按《人民法院聲像檔案管理辦法》執(zhí)行，由形成的部門立卷歸入檔案室管理；
      （三）會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表和相關(guān)材料的立卷歸檔工作，執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》， 由行裝處承辦人按年度分別整理裝訂立卷歸檔，上年的會(huì)計(jì)檔案須在次年12月底前移交檔案室；
      （四）基建材料的立卷歸檔工作，執(zhí)行《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》，由行裝處在竣工驗(yàn)收后進(jìn)行立卷歸檔，并及時(shí)移交檔案室。
      第四章  檔案的接收和整理編目
         
      第十條  各部門和書記員整理裝訂移交檔案室的檔案，接收人員應(yīng)逐卷檢查，進(jìn)行案件目錄登記，以規(guī)范、美觀為原則，送入檔案庫房上架排列保管。
      第十一條  為了方便利用，我院的訴訟檔案按類別、年度、審級(jí)、案號(hào)整理編目。
      第十二條 行政文書檔案及其他檔案分別按有關(guān)規(guī)定整理編目。
     
      第五章  檔案利用
         
      第十三條  本院工作人員因工作需要借閱訴訟檔案，由本人填寫《借閱檔案單》，辦理借閱檔案登記手續(xù)，方可借閱。辦案人員急需查閱訴訟檔案應(yīng)及時(shí)辦理。
      第十四條  有關(guān)部門和上級(jí)機(jī)關(guān)調(diào)（借）閱和查閱訴訟檔案，按以下規(guī)定辦理。
      （一）有關(guān)法院、檢察院、公安機(jī)關(guān)調(diào)（借）閱案卷正卷，應(yīng)持《調(diào)（借）閱案卷函》和單位介紹信、本人工作證（身份證），經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案室辦理調(diào)（借）閱手續(xù)，調(diào)（借）閱案卷期限為一個(gè)月；
      （二）上級(jí)機(jī)關(guān)和黨委、人大常委會(huì)查閱案卷正卷，須持正式介紹信、工作證，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。
       第十五條  外單位或律師查閱案卷正卷內(nèi)有關(guān)材料，按以下規(guī)定辦理。
      （一）外單位查閱案卷正卷內(nèi)有關(guān)材料，應(yīng)持縣、團(tuán)級(jí)（含縣、團(tuán)級(jí)）以上單位介紹信、工作證（身份證）、經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可查閱；
      （二）律師查閱案卷正卷內(nèi)有關(guān)材料，應(yīng)持律師事務(wù)所介紹信、律師證（執(zhí)業(yè)證）或身份證、當(dāng)事人的委托書等有效證件，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。
      第十六條  涉及國家機(jī)密、個(gè)人隱私的案卷不得查閱，卷內(nèi)材料除判決書、裁定書、調(diào)解書等結(jié)論性材料外，其他材料原則上不準(zhǔn)摘抄和復(fù)制。
      第十七條  檔案利用人對(duì)借出、查閱的檔案，不得拆封、抽取材料、涂改、勾畫，違反者應(yīng)追究責(zé)任。檔案歸還時(shí)，檔案工作人員必須認(rèn)真檢查。
      第十八條  本院設(shè)有閱卷室，供外調(diào)使用。對(duì)需要摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)有關(guān)材料的，須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)同意，并有檔案工作人員在場，以利于保密和監(jiān)督。
      第十九條  檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律，保守國家機(jī)密，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。
     
第六章  檔案的保管和安全防護(hù)
 
      第二十條  我院檔案保管有專用庫房，并安裝了密集架，檔案按類別、年度、審級(jí)、案號(hào)、保管期限排列保管。
      第二十一條  檔案庫房，禁止無關(guān)人員進(jìn)出。
      第二十二條 堅(jiān)持工作日分上下午溫度記錄。堅(jiān)持工作日下午下班前檢查庫房安全，斷電、關(guān)好庫房門、窗。
     
      第七章  檔案的鑒定與銷毀
     
      第二十三條  檔案鑒定與銷毀工作應(yīng)遵循對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想和慎重處理的原則。
      第二十四條  成立檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱領(lǐng)導(dǎo)小組）負(fù)責(zé)檔案的鑒定與銷毀工作。
      第二十五條  對(duì)鑒定銷毀的檔案，按以下規(guī)定處理。
      （一）對(duì)保管屆滿的檔案，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)小組逐卷進(jìn)行鑒定，提出存毀意見；
      （二）對(duì)仍有續(xù)存利用價(jià)值的檔案，可適當(dāng)提升檔次，繼續(xù)保存；
      （三）對(duì)鑒定需要銷毀的檔案，由領(lǐng)導(dǎo)小組制作銷毀清冊，寫出鑒定銷毀報(bào)告，組長簽署銷毀意見，經(jīng)院長批準(zhǔn)，報(bào)上級(jí)人民法院檔案管理部門備案；
      （四）對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)把其中的判決書、裁定書、調(diào)解書等結(jié)論性的文書取出一份，按全宗、類別、審級(jí)、案號(hào)、年度的順序整理立卷歸檔，永久保存；
      （五）銷毀檔案必須由領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案部門干部三人以上送達(dá)指定銷毀場所監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀報(bào)告和銷毀清冊按文書檔案的要求立卷歸檔；
     
      第八章  檔案目標(biāo)管理
         
      第二十六條  檔案工作納入法院的發(fā)展計(jì)劃和行政管理范圍，各部門和有關(guān)人員要認(rèn)真履行檔案管理規(guī)定。
      第二十七條  有關(guān)部門和人員要認(rèn)真做好當(dāng)年各類檔案材料的收集、立卷、歸檔工作，案件結(jié)案后應(yīng)及時(shí)收集整理，立卷后由承辦人負(fù)責(zé)檢查材料是否齊全，立卷部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查卷宗質(zhì)量是否符合規(guī)范要求，立卷人、檢驗(yàn)人應(yīng)在《立卷、驗(yàn)卷情況記載》欄目簽名。
      承辦人員應(yīng)填寫《卷宗目錄》，字跡清楚，卷宗封面書寫規(guī)范，裝訂結(jié)實(shí)美觀。
      檔案材料未收集齊全的，不得立卷歸檔。
      第二十八條  當(dāng)年各類案件卷宗于次年六月底前（除上級(jí)法院調(diào)卷外）移交檔案室登記入庫集中管理。卷宗質(zhì)量不符合要求的，退回立卷部門承辦人重新整理。
      逾期不歸檔的，由檔案室負(fù)責(zé)催歸。
      任何部門或個(gè)人都不得以任何理由拒絕歸檔，擅自保管檔案。沒有正當(dāng)理由拒不歸檔的，對(duì)有關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理。
      第二十九條 檔案專職干部要認(rèn)真做好日常檔案工作，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行管理，保證檔案的完整與安全，做好檔案的利用工作，不斷提高檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理。

  第三十條  本制度由辦公室和各部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督實(shí)施。